ビジネスマナー　メール編1｜ビジネス｜恵比寿で働くIT系女社長のブログ

私が社会人になったばかりの時代は、ビジネス上の連絡手段は電話やFAXが主流でしたが、それが今ではメールが中心です。
弊社でもクライアントや外部スタッフとのやりとり、社内の業務連絡に至るまでメールを活用しています。メールの利点としては以下が挙げられます。

 

・時間を選ばない。相手の時間を邪魔（中断）しない。
・複数の相手に同時に伝達できる。（同報やCC、BCC機能）
・URLの告知や添付により大量の情報を伝えられる。
・履歴が残るため「言った言わない」等のトラブルを回避できる。

今やできるビジネスマンの必須条件となったメールですが、使い方を一歩間違うと「非常識」といレッテルを貼られてしまうことも。

弊社でも社員に対して「メールの書き方のダメ出し」をすることが時々あります。例え社内連絡であっても、日頃の習慣はそのままお客様への対応に直結するため、このへんは厳しくしています。

1.タイトルの付け方
私の場合、日々数十通から数百通のメールを受信するため、タイトルで用件がわからないものは読み飛ばしてしまったり後回しにしたりします。
また、読み終わったメールは案件毎にフォルダ分けしていますが、それでも後から検索した時に探しやすいタイトルでないととても苦労します。

例えば、社員からの報告や相談であれば、タイトルが「報告です」とか「相談です」だけでは何のことなのかさっぱりわかりません。
「【●●●案件】リニューアルの進捗報告」　とか「【業務連絡】デザイナー採用の面談について」
のようなタイトルだと、一目瞭然。とてもわかりやすいです。

2.添付資料の容量について
日々、様々なセールスを受けますが、時々営業マンの方で「資料を送ります」と言って、数メガ単位の添付メールを送ってこられる方がいます
事前に「送ります」と言ってくれる場合はまだ良いほうで、突然見ず知らずの会社から大容量の資料や画像が添付されたメールが届くこともあります。過去一番すごかったのは、20メガの添付資料なんてのもあったような・・・。これはほとんどメールテロですね（笑）

と言うことで、私自身も1メガを超えるデータを送る時は「一度サーバーにデータをUPし、クリックしてダウンロードしてもらう」ようにしています。最近では宅ファイル便等、無料で大容量のデータを送受信できるサービスもあるので、それらを利用するのも良いと思います。

もちろん、何でもかんでもメールが良いというわけではありません。相手の声のトーンや表情がわからない分、あらぬ誤解を与えてしまう危険もあります。
私はトラブルや交渉事など慎重になったほうが良い内容の時は「事務的な連絡事項はメールで」その後必ず「電話でフォロー」するようにしています。

ちょっと長くなってしまったので、第2弾はまた後日。

タウンページにこんなコンテンツがありましたのでご参考まで。
Eメール基本マナー
http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/email.html

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